En guidad tur

Tänk dig att du är på väg till din första Open Space-konferens. Du har blivit inbjuden till något som kallas Kreativt forum, Öppet forum eller just Open Space.

Du har valt att delta eftersom du vet att temat för konferensen är strategiskt viktigt för din organisation och du är angelägen om att tillföra ditt perspektiv och dina kunskaper och erfarenheter. Det stod inte i inbjudan att ni skulle lösa ett specifikt problem, utan temat presenterades som en öppen, framåtriktad fråga. Det stod också något om utmaningar och möjligheter….
Det stod att konferensen byggde på varje deltagares engagemang för just detta temat, att ni tillsammans skulle skapa dagordningen och att du var välkommen med dina hjärtefrågor och förslag.

Du har nu kommit in i värmen, känner kaffedoften och ser att folk står och pratar runt kaffebordet. Det verkar som dom kommer från olika avdelningar eller regioner, yngre och äldre, en del ansikten är bekanta för dig andra nya. Du småpratar en stund med några kollegor. …Men nu är det dags att gå in i konferensrummet.

Cirklar

Det är otraditionellt möblerat. Inga konferensbord, men en stor cirkel med stolar fyller rummet.. eller om ni är många deltagare står stolarna i koncentriska cirklar. Ni kanske är 100 eller 400 som samlats för den här strategiska konferensen… eller 20 personer. Golvet i mitten, mellan stolarna är tomt, så när som på vita A4-ark och spritpennor.

Din blick sveper över rummet. På väggarna sitter några blädderblocksblad upptejpade.
Och whiteboardtavlan, den är nästan tom, så när som på några streck, klockslag och en rad post-it- lappar vid sidan om.

Ni sitter nu runt i cirkeln. Du känner att det finns förväntningar i luften men också en del tveksamhet över denna ovanliga sittning.

Syftet med mötet

Arrangören hälsar välkommen och berättar om bakgrunden till konferensen, syftet och varför han valt just den här öppna, otraditionella mötesformen.
Och hur viktigt det är för organisationen att just ni har hörsammat inbjudan och tagit av er värdefulla tid för att komma hit. Han säger sig vara övertygad att vid slutet av dagen har många frågor och nya perspektiv och ny information kommit upp på bordet och att ni tillsammans har lagt en ny och stadig plattform för ert fortsatta arbete.

Därefter tar mötesledaren över, hon berättar om metoden och om hur den används runt om i världen. Hon går lugnt runt i cirkeln, ber dig att se dig om och lägga märke till vilka som sitter i cirkeln tillsammans med dig.

Hon säger att mötesformen är väldigt enkel och att den påminner starkt om hur vi människor helt naturligt beter oss på t ex kafferasterna under en traditionell konferens, d v s vi väljer själva vilka vi sitter med, vi pratar om det vi själva vill och vi kan flytta på oss när vi känner för det. Man kan jämföra Open Space med en 8 timmar lång kafferast, med avbrott för lunch. Just idag varar mötet bara en dag, men grupper träffas ibland både två och tre dagar, beroende på vilket resultat man vill nå. Just idag varar mötet bara en dag, men grupper träffas ibland både två och tre dagar, beroende på vilket resultat man vill nå.

Dagens tema

Temat är formulerat som en öppen fråga eftersom ingen vet svaret, eller rättare sagt alla vet svaren och detta är en form för att ta vara på så mycket som möjligt av era kunskaper och idéer. Ni är här för att hitta utmaningar och möjligheter, att lära av varandra, att få fram era styrkor och er kreativitet. Och ni är alla medskapande i den process som leder fram till förslag och rekommendationer. Vid slutet av dagen kommer ni också att få tillfälle att prioritera bland förslagen och välja vad ni vill arbeta vidare med.

Så här går det till

Det mest typiska för Open Space, är dagordningen, som än så länge lyser med sin frånvaro på whiteboardtavlan. Tavlan är uppdelad i tre stycken arbetspass som är 1½ timme långa med lunch emellan. Ett antal grupprum finns i närheten och namn på dessa finns på post-it lappar.

Du och alla andra inbjuds att ta upp just den eller de frågor som ni brinner för. Och att skriva ner ämnena på de A4-papper som ligger i mitten av cirkeln.

Initiativtagaren till ett ämne är ansvarig för att det kommer ut anteckningar från samtalet, enligt den mall som finns i resp. grupprum.

Du låter allt detta sjunka in och kanske tänker på formuleringen av ditt ämne, under det att mötesledaren berättar om De fyra principerna och Lagen om två fötter.

Den första principen lyder: Vem som än kommer är rätt person. Vilket innebär att den eller de personer som anmäler sig till din samtalsgrupp är precis rätt, eftersom ni delar intresset för just den frågan. Och vilka är mer kvalificerade
att avhandla ett ämme än dom som verkligen brinner för det…

Den andra principen lyder: Vad som än händer är rätt eftersom det hände. Den principen låter oss släppa alla måsten och allt vi tycker borde ha hänt eller skulle kunna ha hänt. Vi kan vara närvarande i det som är, acceptera det som sker just nu.

Den tredje principen lyder: När man än börjar är rätt tid. Det påminner oss om att kreativiteten inte styrs av klockan, och att vi ska följa den kreativa energin, när den än uppstår.

Den fjärde och sista principen lyder: När det är slut är det slut. Varken du eller någon annan kan ju veta precis hur lång tid ett ämne tar innan det är färdigdiskuterat. Så om ni är klara med ert ämne säg efter en timme, ja då löser ni upp gruppen och går någonstans där det är mer meningsfullt att vara.

Det för oss in på Lagen om två fötter. Den ger dig tillåtelse att använda dina två fötter och gå precis vart du vill. Om du känner att du inte får ut det du tänkt eller kan bidra som du tänkt i en grupp, så lämnar du den och går in i en annan grupp. Du har hela tiden friheten att välja var du lägger din tid och din energi.

Nå, fler deltagare har nu satt upp sina ämnen på tavlan, under olika tidspass.
Det verkar inte finnas några fler samtalsämnen. Och ni inbjuds nu att gå fram och ta för er av det rika utbudet av samtalsämnen. Skriv upp era namn under det ämne du vill delta i.

Och, nu ska du få höra något som kommer att förvåna dig.. hur stor grupp ni än är, kommer ni att ha skapat en intressantare och mer relevant dagordning än vad någon planeringsgrupp kunde ha arbetat fram, och detta på mindre än en halvtimme.

Nu är det upp till er deltagare att organisera er såsom ni själv önskar. Med dom här få men klara spelreglerna. Ni självorganiserar er i grupper ända fram till återsamligen i slutet på dagen. Ämnena sitter hela tiden kvar på tavlan, så att du vet var dom olika grupperna finns någonstans.

Återsamling

Den sista timmen på dagen är avsatt till återsamling och för en vernissage där ni alla går runt och tar del av varandras rapporter. Alternativt läsa rapporterna som skrivits in på dator och printats ut under dagen.

Innan ni lämnar konferensen har ni haft tillfälle att prioritera ämnen, arbetsgrupper har bildats och sammankallande utsetts. Du kommer att ha kopior med dig på varje rapport eller få den på mejlen.

Dagen närmar sig sitt slut och du lämnar Open Space-konferensen, med en upplevelse av att det var länge sen du deltog i ett sådant levande, inspirerande möte.
På slutet, när ni samlades i den stora cirkeln igen, fick alla tillfälle att reflektera över dagen och många uttryckte sin överraskning över såväl effektvititeten, som kreativiteten hos alla närvarande och hur snabbt ni fick fram så relevanta ämnen. Flera var förvånade över den öppenhet som präglat samtalen…

Uppföljning

Den styrgrupp som var med och planerade denna konferens kommer att stödja den fortsatta processen och tillhandahålla de resurser som behövs för de planer och projekt som bedöms viktiga ska kunna fortskrida. Före mötet kommer man överens om vilka ramar och begränsningar som styr mötet samt vad som ska hända efter mötet.