Planering av en samverkansprocess

När du står inför val av en intern eller extern mötesprocess; antingen du väljer en specifik metod, en blandning av metoder eller en egen design, är planeringen absolut avgörande för ett framgångsrikt möte. Här är några tips.

• Vad vill du uppnå? Klargör syftet och förväntade effekter. Tänk igenom ramarna, d v s det kreativa utrymmet. Vad är förhandlingsbart och vad är inte förhandlingsbart - uppdrag, policies, ekonomi, organisation, ansvarsområden, regler m.m.?
• Vilken roll spelar samordningsansvariga/ledningen före, under och efter mötet? Ledningens aktiva stöd och uppbackning i hela processen är avgörande.
• Mötet planeras och designas allra helst av en styrgrupp som representerar ett tvärsnitt av dem som ska delta i mötet (olika funktioner, olika positioner). Formulering av temat för konferensen förankras hos olika deltagargrupper. Arbetet i designgruppen görs i samma anda som den man vill ska genomsyra konferensen.
• Vilka ska delta? Inventera olika interna/externa intressentgrupper. Fundera kring vilka personer som kan bidra med Information, Resurser, Beslutsmakt, Stöd och Samarbete.
  
• Planera för hur uppföljningen ska ske innan mötet. Vilka som är samordnande och drivande.
  Vilket stöd behövs i form av tid, pengar, mer kunskap?
  Vilka är nyckelpersonerna här?
• Planera för hur de som är berörda men inte deltar i mötet ska involveras i arbetet. Hur använda intern kommunikation för att stödja den fortsatta processen?

Skriv ut (utskriftsvänlig version av denna webbsida).